איך אנחנו יודעים אם העובדים שלנו עובדים כשכולם בבתים? זו שאלה מאד נפוצה בימים אלה, במיוחד בארגונים שלא מורגלים בעבודה מבוזרת ומנסים להגדיר מדדי יעילות עבודה מהבית.
אלפים רבים של אנשים וצוותים עובדים עכשיו בבית בפעם הראשונה והצורך ללמוד לנהל ולמדוד פרודוקטיביות מרחוק הפך מרכזי מתמיד. חלק מהצוותים מתכננים לחזור למשרד ברגע שזה יתאפשר. אחרים בוחנים עכשיו אפשרויות לעבודה היברידית שמשלבת עבודה במשרד עם היקף מסוים של עבודה מהבית. לא משנה באיזה צד אתם בשיחה על עבודה היברידית ביום שאחרי הקורונה, נטייה ליותר משרד או יותר בית (Mostly Home / Mostly Office), חשוב מאד ללמוד לנהל ולעקוב אחר התקדמות עבודה בעזרת מדדי יעילות עבודה מהבית לאנשים וצוותים. ולעשות את זה נכון, כי האופן בו תבחרו לבצע מעקב כזה יכול גם לעשות בדיוק להיפך, לפגוע בחיבור, מוטיבציה ובתפוקות. הטור היום מנסה ללמוד איך מודדים יעילות בארגון מבוזר.
איך מגדירים יעילות עבודה מהבית?
כדאי להתחיל בהגדרה של מה זה בעצם פרודוקטיביות, אותו מדד יעילות שאנחנו רוצים למדוד כדי לוודא שעבודה מתקדמת כראוי.
פרודוקטיביות זה פשוט כמה אנחנו יעילים בביצוע העבודה. לפעמים אנחנו מתבלבלים בין פרודוקטיביות לבין אפקטיביות, היכולת לייצר את התוצרים. הבעיה היא שעובדים יכולים להיות יעילים בסיום משימות אבל זה לא בהכרח אומר שהם פרודוקטיביים. כי להיות פרודוקטיביים גם אומר שהם נשארו ממוקדים, בעלי מוטיבציה, ולכן יכלו לסיים את המשימות בלוחות זמנים טובים וגם באיכות גבוהה.
בארגונים שלא היו מורגלים בעבודה מרחוק מנהלים רגילים להניח שעובד שיושב במקום עובד ולכן יעיל. אבל יעילות בעבודה איננה נוכחות פיזית. היא קשורה בעבודה על הדברים הנכונים, להשיג את המטרות הנכונות.
הבחירה במדדי יעילות עבודה מהבית לתקופה שבה אנחנו עובדים מבוזר היא בעצם בחירה במה חשוב לכם כארגון למדוד. וכולנו מכירים את האמרה מדידה מייצרת מציאות, כזו שמושפעת מפעולות ולא ממילים.
מדדי יעילות עבודה מהבית – המצפן
אף אחד לא אוהב שמנהלים אותו יותר מידי מקרוב, Micro Management. וגם האנשים שלכם כנראה לא צריכים הסתכלות מתמדת מעבר לכתף כדי לבצע את העבודה. הסוד הוא ביצירת תרבות של פרודוקטיביות. זה לא למדוד מתי אנשים נכנסים למחשב, פותחים את המצלמה וכמה שעות הם היו במצב הזה במהלך יום העבודה הרגיל. זה כן מה אנשים השיגו בלי קשר לאיפה ומתי.
אחת הטעויות הנפוצות היא לייצר מדדי יעילות סביב מה שקל למדוד ולא מה שצריך למדוד. מצפן טוב לבדוק מה כדאי למדוד הוא לקשור את זה לאופן בו אתם מגדירים הצלחה, בכל הרמות.
מיומנויות להצלחה בעבודה מבוזרת
יש אנשים רבים עם ניסיון בעבודה מבוזרת מקבוצות גלובליות או קבוצות מפוזרות ברחבי הארץ ויש לנו יכולת לזהות מה מאפיין אנשים שמשגשגים בצוותים מבוזרים ולהכשיר אותם לכך. כלים להצלחה כוללים מיקוד באחריות אישית לעבודה וללוחות הזמנים, משמעת עצמית שמחזיקה אותנו על המשימה בלי מנהל או סביבת המשרד שתפקח, יושר ואמינות לעשות את מה שאנחנו אומרים שנעשה. וגם מיקוד במיומנויות לתקשורת כתובה וטיפים לניהול נכון של שיחות טלפון ווידיאו לקידום עבודה אבל גם קשרים ואמון. דרך טובה לייצר מדדים למיומנויות הוא לייצר קודם כל הכשרות עובדים ומנהלים לעבודה היברידית ואז למדוד את השימוש בכלים שנלמדים.
מסירים חסמים וצווארי בקבוק
בהעדר תהליכים מסודרים אנחנו רואים בארגון צווארי בקבוק בצורת מנהלים, אנשים, פורומים, צוותים. לפעמים הקושי הוא דווקא בגישה למידע או מיפוי מי עושה מה ומי יודע מה. נדרשת כאן השקעה בתיעוד תהליכים וסימון ברור של ספריות מסמכים ויכולת עבודה שיתופית על מסמכים ומערכות בכדי להסיר חסמים בעבודה של צוותים מבוזרים. ככל שאנשים יהיו יותר עצמאיים ביכולת למצוא את התשובות, להגיע לאנשים הנכונים ולמידע הנכון כשהם זקוקים לו, כך הם יהיו פחות תלויים במנהלים וישיבות צוות כדי להתקדם. וזה כבר אומר שהם יכולים לעבוד מתי שהם הכי יעילים, אפילו אם המנהלים שלהם או העמיתים שלהם לא בסביבה. התיעוד הזה צריך להיות במקום שיתופי ונגיש גם מרחוק על ידי כל מי שצריך.
אבל זה לא נעצר כאן. אם מדדי יעילות עבודה מהבית יתמקדו רק ברמת אנשים וצוותים, אנחנו עשויים לגלות שהעבודה נעצרת בממשקים. לכן במיפוי ויצירה של תהליכים צריך למפות ממשקים מנקודת המבט של תהליכי העבודה ברמת הארגון או הפרויקט או המוצר כדי לוודא שהתהליכים תומכים במהלך התקין של העבודה ולא מוגבלים רק למבנים ארגוניים.
תיעוד כזה תומך גם בתהליכי חפיפה והכשרה של אנשים חדשים לארגון או אפילו לצוות וגם לאנשים שרוצים ללמוד מה עושים בפעילות כזו או אחרת כדי לנהל מעברים והתפתחות.
תקשורת ושקיפות
שקיפות מראה שאתם מעריכים את האנשים שלכם. יותר קשה לבנות אמון מרחוק. בהעדר מפגשי מסדרון אקראיים, אנחנו צריכים לתת תשומת לב מיוחדת למערכות יחסים. זה נכון גם לחיבור של אנשים לארגון, לתמונה הרחבה. כשאנחנו לא מסתובבים יחד באותו בניין אנחנו לא שומעים את הקולות של החשיבה, הדיונים, ההתלבטויות, אפילו השמועות. אנחנו נחשפים רק למצגת המוכנה והחלטות הסגורות. וזה גורם לאנשים להרגיש לא מוערכים, לא תורמים, לא מחוברים. השקיפות מאתגרת אבל היא מדיניות מצוינת. היא פותחת קווי תקשורת גם בנושאים קשים, מורכבים, אפילו חדשות רעות. דווקא כשהכי קשה להיות כנים, דווקא אז אנחנו בונים אמון ומקבלים את ההערכה של האנשים שלנו. במסגרת מדדי יעילות עבודה מהבית אפשר למדוד שקיפות גם במדדים סובייקטיביים של תחושות עובדים שהם יודעים מה קורה, או שאלות שמסמנות אמון באנשים ובארגון. אבל אפשר למדוד שקיפות גם במדידת הכלים שמייצרים אותה כולל האופן בו אתם מתקשרים בשוטף ברמת הארגון, הצוות, ואפילו עובד-מנהל.
ערכים משותפים ומחוייבות
יותר קל לעבוד כצוות כשכולם יודעים בשביל מה, מה המטרות האמיתיות, איך מוגדרת הצלחה, לא רק יעדים מיידיים של הטווח הקצר. אם יש פער בין מה שאתם אומרים לעובדים שלכם לבין מה שאתם עושים בניהול היום יום, הפעולות שלכם הן המציאות ולכן גם האמת. אבל אם אתם גם עובדים על פי הערכים שלכם אז הצוותים והאנשים יודעים לקבל החלטות בהתאם לערכים אלה. זה מאפשר לסמוך עליהם שיקבלו החלטות גם בתוך שינוי ואי וודאות כי הערכים הם המצפן. תרבות כזו מתחילה בכל אחד ואחד מאתנו. אם לא נפעל על פי הערכים גם אנשים לא יעשו זאת. אם יש לכם ערכים משותפים, אפשר למדוד את ההבנה של האנשים את הערכים, את האופן שבו הם תופסים אם ואיך הם משמשים את העבודה. אם לא שמתם דגש על השיח הזה כדאי להתחיל שם.
משוב, הערכה ומילה טובה
תמיד חשוב להעריך עבודה טובה. ויותר מתמיד, בתנאי עבודה מרחוק חייבים ממש לעשות מאמץ ולוודא שאנחנו מזהים עבודה טובה ונותנים לה משוב בזמן אמת. הערכה ומשוב הם מנועים מאד חזקים לחיבור, מוטיבציה ואמון. הסכנה במרחק של עבודה מהבית היא בכך שלא נראה את המאמץ, המסירות, המחירים, ולכן גם לא נתייחס ונעריך אותם. מאד קל לבקר, לראות את הקושי ומה שלא עובד ולא את מה שכן. כדאי למנהלים בתקופה הזו לסגל לעצמם הרגל לתת מילה טובה, לזהות ולשבח לא רק עבודה טובה אלא גם התנהלות, עבודת צוות, מאמץ וגם ערכים.
איזון ובריאות Wellness
תפוקה עולה כשאנשים מרגישים שהם יכולים להבטיח איזון ובריאות. כשעוברים בפעם הראשונה לעבודה מרחוק לכולנו קשה לשנות את צורת העבודה לעבודה גמישה. אבל עבודה מרחוק צריכה להיות גמישה. והדבר הנכון הוא לאפשר לאנשים שלכם למצוא את הגמישות הנכונה עבורם. אילו ידעתם שהעבודה תעשה עם תפוקה ואיכות טובים יותר, היה לכם אכפת מתי עשו אותה? מדדי יעילות עבודה מהבית צריכים לשים את המיקוד על פרודוקטיביות ולא על זמינות בשעות מסוימות.
זה אחד המקומות בהם מדידה לא נכונה עשויה לעשות נזק וחשוב במיוחד לשים את הדגש על תפוקות ולא על תשומות. שימו יעדים ולוחות זמנים ואז תנו לאנשים את הכלים להשלים את העבודה והקשיבו למה הם חסרים ומבקשים כדי לעשות אותה באופן הנכון ביותר. בהחלט יכול להיות שהם יגידו לכם שחסרים להם כלים לשיתוף, שאין גישה להם למידע או קבצים, שצריך לשנות את מבנה הפגישות או העדכונים. זה לא אותו דבר כמו לנהל את שעות העבודה שלהם.
עודדו את האנשים לשים את הבריאות במקום הראשון ותנו להם דוגמא אישית. זה כולל את היכולת לעבוד כשאתם מרגישים הכי יצירתיים, גם אם זה ממש מאוחר בלילה. אפשר למשל למדוד את השינוי בצורת העבודה על פני שעות היום, אם יש לכם כלים לכך, אבל אז לא לדבר על זה במונחים של "שעות ליבה" אלא דווקא במונחים של דוגמאות מעניינות וסיפורים מעוררי השראה. ספרו דוגמאות על ניהול יעיל של ריכוז. למשל, אם אתם מרגישים תקועים, לא מרוכזים, עצרו את העבודה, קחו הפסקה. לכו לעשות משהו אחר גם אם זה קניות, ספורט, טלוויזיה.
תנו לגיטימציה לניהול העבודה בתוך שאר האילוצים, במיוחד בתקופה זו. למשל היכולת לתכנן את יום העבודה סביב נושאים נוספים שחשובים לעובדים ואינם עבודה. למשל, אפשר לעצור לפגוש ילדים שחוזרים מבית הספר או בתקופה הזו, לשבת להקשיב לשיעור שלהם בזום ולעזור להם בעבודה. ואפשר להגדיר שעות לפי לוח משפחתי שכולל גם מתי בן הזוג צריך להתפנות לעבודה או לפי זמינות המחשב או החדר הסגור לאחרים במשפחה.
מדדי יעילות עבודה מהבית תלויים במידה רבה באופי הארגון, העבודה ואפילו הצוות. מדד יעילות טוב הוא כזה שהעובדים יכולים להשפיע עליו או לשלוט בתוצאה שלו ובמקביל הוא גם קשור ישירות לתוצאות העסקיות. לכן, בשלב הראשון, כדאי שתגדירו מה זה אומר עבורכם להיות יעילים בביצוע העבודה. ואת ההגדרה הזו אנחנו צריכים לעשות גם ברמת כל אחד מהעובדים, גם ברמת הצוותים וגם ברמות גבוהות יותר של פרויקט, יחידות עסקיות, מחלקות ועד כדי ארגון. בהצלחה!
תגובה אחת
מעולה חג שמח לך נירית.