את המחשב הנייד הראשון שלי קיבלתי לפני כמעט שלושה עשורים, כשילדתי את בני הבכור. הכוונה של הארגון הייתה טובה: לאפשר לי את הגמישות לצאת מוקדם מהמשרד ולהשלים עבודה מהבית. כמו רבים, גם אני גיליתי שלגמישות הזו יש מחיר. המחשב ישב אחר כבוד על שולחן המטבח (בשנות ה 90 הוא דרש חיבור לשקע טלפון ומודם) ואני איבדתי במהרה את הבחירה לקרוא ספר או לראות סרט במקום לענות על עוד מייל או ליצור עוד מצגת. עד שיום אחד, אירוע אחד שלח אותי לגמילה. גמילה מהמחשב הנייד והעבודה בכל השעות מהבית. הרבה לפני שדיאטת דיגיטל הייתה מונח. בהתחלה השארתי אותו בבגאז' של הרכב (אני יודעת שאסור) כדי לא להתפתות. כן, ממש כמו שאומרים לא להכניס הבית מאכלים מפתים במהלך דיאטה. ועם השנים, דרך תפקידים הולכים ומתרחבים בזמן וגיאוגרפיה, למדתי לקחת אחריות ולנהל את האיזונים כדי לעבוד וגם לחיות נכון, להנות מהגמישות ולא להישחק.
כשהקורונה הגיעה, אפשר היה לראות בבירור את ההבדל בין מי שמורגלים לעבוד מכל מקום לבין מי שלא הכירו עבודה מחוץ למשרד. אחד השרירים שמבדילים ביניהם באופן בולט נמצא ביכולת לנהל את הגבולות שהקורונה טשטשה, בין הבית לעבודה. לטוב ולרע. לאור הנורמלי החדש שצומח עכשיו וההזדמנות לעצב מחדש את האופן בו אנחנו עובדים, כדאי מאד ללמוד לנצל את היתרונות של הגמישות, של היכולת לעבוד גם מרחוק מבלי להיות מחוברים 24*7.
ארבעה צעדים שיעזרו לכם לחזור לעבוד, אבל אחרת.
1. בוחרים איפה עובדים
זה מתחיל בבחירה – מתי עובדים מהמשרד ומתי מחוץ למשרד. לא כי חייבים אלא כדי לנצל את היתרונות, כי זה נכון לנו. כאן נעוץ ההבדל המהותי בין תקופת הקורונה לנורמלי החדש. אנחנו לא חייבים לעבוד מרחוק. אבל אנחנו יכולים לבחור לעבוד מרחוק. והבחירה הזו לא רנדומלית. היא תלויה גם בעבודה שלנו וגם במאפיינים אישיים שלנו.
הרעיון המרכזי בגמישות של עבודה מכל מקום הוא שיש חלקים בעבודה שלנו שאנחנו עצמאיים בהם, שאנחנו לא צריכים אחרים כדי לקדם. ולכן הצעד הראשון הוא להבין איפה הכי נכון לנו לעבוד בהינתן סוג העבודה שאנחנו עושים בזמן נתון.
אם למשל, העבודה שאנחנו עושים דורשת הרבה שיחות, אולי סיעור מוחות או שכנוע או פשוט קבוצת אנשים מול לוח מחיק – עדיף משרד. אבל אם אנחנו צריכים להכין דוח או מצגת, זמן שקט ועבודה עצמית, אפשר לעבוד מהמשרד או מחוץ למשרד וזה כבר תלוי במה מאפיין את יכולת הריכוז האישית שלנו.
יש אנשים שבשביל ריכוז ושקט צריכים דווקא להיות במשרד, בסביבת עבודה, אולי בחדר עם דלת סגורה, כי בבית הם לא יצליחו לגרום לעצמם לשבת בשקט להתרכז זמן ארוך. אחרים, לעומת זאת, דווקא יראו בסביבת המשרד כזו שמפריעה לריכוז – אנשים שיכולים להיכנס, שיחות מסדרון, ישיבות, ולכן יעדיפו בשביל עבודה שדורשת ריכוז להישאר בבית ליום שקט.
הצעד הבא: בדקו את עצמכם. איפה אתם הכי יעילים לסוגים השונים של העשייה שמרכיבה את העבודה שלכם. כדי שתדעו באילו מקרים נכון לכם לעבוד מהמשרד ומתי מחוץ למשרד.
2. מסמנים על מה עובדים
מהרגע שהבנו שעבודה מחוץ למשרד היא לא סתם יום עבודה במשרד, רק בבית, זה מחייב אותנו גם לתכנן מה נכון לנו לעשות ביום שבו בחרנו לעבוד מחוץ למשרד. ואז לוודא שאנחנו עושים את מה שתכננו לעשות. שכירים רגילים שהם מקבלים שכר על זה שהם הגיעו למשרד בבוקר. אבל עבודה מחוץ למשרד לא נמדדת בכך שקמנו בבוקר אלא בכך שעשינו את מה שהצבנו לעצמנו לעשות ביום העבודה הזו. היא מחייבת אותנו לנהל היטב את המעבר מניהול זמן עבודה לניהול תפוקות עבודה. לשני הכיוונים.
פעמים רבות אנחנו שומעים דווקא על החשש שאנשים שעובדים מהבית לא באמת יעבדו או לפחות לא יום עבודה מלא. אבל יש גם את החשש ההפוך, שאנשים שעובדים מהבית לא מפסיקים לעבוד ובעצם עובדים יותר שעות. את שני המקרים האלה אפשר לפתור על ידי ניהול יותר טוב של תפוקות.
ההבנה מה חייבים לסיים ומתי מאפשרת לנהל סדרי עדיפויות, למקד אותנו וגם לסמן לנו מתי אפשר לעצור, לסיים את יום עבודה.
פעמים רבות התכנון הזה דורש גם שנדבר על זה עם מי שצריך בסביבת העבודה שלנו – עם המנהל, העמיתים, לקוחות אולי, כדי להישאר מתואמים. זה מאפשר לנו לייצר את היכולת לנהל ציפיות, התקדמות, וגם ניהול עומסים. אם, לדוגמה, תכננו היום לשבת כל היום על מצגת בשקט ואנחנו לא רוצים הפרעות, כדאי לתאם מול האנשים בעבודה סביבנו שידעו לא להתקשר אלא אם כן דחוף.
הצעד הבא:
מגדירים – איך נראית הצלחה? בשבילי, בשביל המנהלים שלי, בשביל העובדים שלי
מתכננים – מה אנחנו צריכים להספיק היום? השבוע?
מתאמים – ממי אני צריך? למי אני נותן? איפה אני עצמאי ואיפה תלוי?
בודקים – מה צריך לעשות לאורך השבוע כדי להישאר עם היד על הדופק, להרים דגלים?
3. מחליטים מתי עובדים
עבודה מהבית כשעושים אותה נכון זו מתנה. אבל היא מתנה רק אם אנחנו לא מנסים לחכות את יום העבודה הרגיל של המשרד, רק מרחוק. הערך המתקבל מיום עבודה מרחוק הוא דווקא בהפרדה בין הזמינות שלנו לשיחות ופגישות לבין זמן מוקדש לעבודה מנוהלת אישית, ללא הפרעות.
גם כאן, חשוב שנבין קודם כל מה מתאים לנו. זו לא שאלה שאנחנו מורגלים לשאול את עצמנו בעולם עבודה של שמונה-חמש (או שש, או שבע…). מתי מתאים לכם לסגור את היומן לזמן אישי שבו אתם לא זמינים לשיחות ופגישות? שימו לב, אתם לא חייבים בהכרח לעבוד בתוך כל שעות השמונה-חמש. אפשר, אם מתאים לכם למשל,דווקא לעבוד בשקט של הלילה, לעשות הפסקות לפעילות אישית בשעות המוגדרות שעות עבודה ולהשלים את שעות הזמן האישי שלכם בלילה.
זה הרעיון בבסיס הערך המתקבל מהיכולת לבחור לעבוד מחוץ למשרד בחלקים של העבודה שלנו שבהם אנחנו עצמאים. ולעשות את זה איפה ומתי שהכי נכון לנו.
הצעד הבא: תאמו ברמה הניהולית והקבוצתית שעות זמינות לפגישות ושיחות וסגרו שעות שבהם לא קובעים פגישות כדי לאפשר למי שעובדים מרחוק להתפנות לעבודה עצמאית או זמן אישי.
4. מגדירים איך מפרידים
כשאנחנו עובדים מהבית, אחד האתגרים הוא ביכולת למסגר את העבודה בתוך המרחב הפרטי. אצל חלקנו, זה דווקא להתחיל את יום העבודה, המשמעת לשבת לעבוד בסביבה שאנחנו אולי לא מורגלים לעבוד בה, שיש בה הפרעות מסוג אחר החל ממטלות בית ודרך בני משפחה במרחב המשותף. אצל אחרים הבעיה נמצאת דווקא בקצה השני, הקושי להפסיק, לסגור את העבודה ולהתפנות לזמן פרטי.
רוטינות וטקסים עוזרים לסמן את ההפרדה בין עבודה לבית, לנו ולמשפחה שאיתנו.
תחשבו על זה. כשאתם יוצאים לעבודה, יש רוטינות וטקסים כאלה שמעבירים אתכם ממצב בית למצב עבודה ובחזרה. לדוגמא, המעבר מבגדי בית לבגדי עבודה או עצם הנסיעה לעבודה. כשאתם מגיעים, אולי יש לכם נוהג לעבור דרך פינת הקפה לפני שמתיישבים, אולי להסתובב לומר שלום לאנשים. ובסוף היום, אנחנו סוגרים את המחשב, לוקחים את התיק, נכנסים אל הרכב ונוסעים בחזרה הביתה. שם אנחנו אולי מחליפים בגדים, מתיישבים עם הילדים או העיתון או יוצאים עם הכלב. כל אלה מסמנים לנו את ההבדל בין "עבודה" ל "פנאי".
אבל יש עוד סימנים, סימנים שאנחנו נותנים לאחרים לגבי היכולת להפריע לנו, או שלא. במשרד זה ההבדל בין לשבת עם דלת פתוחה או בפינת הקפה – סימן שאפשר להיכנס אם רוצים, לבין לשבת עם דלת סגורה או אזניות – סימן שעכשיו לא מפריעים.
כדי לעזור בין ההפרדה כשעובדים מהבית, אנחנו צריכים לייצר סימנים כאלה לעצמנו, וגם לאחרים.
הצעד הבא:
בדקו איפה נכון לכם לעבוד לצרכים שונים כשאתם בבית – מתי בפינת האוכל ומתי בחדר עם דלת סגורה. וכמו במשרד, גם כאן התשובה משתנה בשעות שונות ולסוגי עבודה שונים. סכמו עם בני הבית סימנים, כדי שידעו מתי אפשר להפריע, איך זה נראה כשאתם פנויים ומתי אסור להפריע בכלל. ויצרו לעצמכם טקס להתחלה וסוף של יום. כמו ביציאה לעבודה זה יכול לכלול מעבר של בגדים, כוס קפה. וגם לסגור מסך ואור ולצאת מהחדר לחלל הציבורי.
בעולם העבודה החדש בתפקידים וארגונים רבים, רוב הזמן אנחנו בעצם מנהלים את עצמנו – את העבודה, את הזמן, את האיזונים. במקרים רבים העבודה כבר לא מובנית כשהייתה. וככל שעולם העבודה יהפוך יותר דיגיטלי נראה יותר יכולת בחירה וגמישות איפה ומתי לעבוד. לכן חשוב מאד שנלמד לאזן את עצמנו, לדעת להתחיל, להספיק וגם להפסיק. ולהנות מכל מה שהגמישות הזו מאפשרת.
