התמונה הבאה בטח מוכרת לכם: עובדים ב-Open Space יושבים עם אוזניות מבטלות רעשים ובכך בונים קיר וירטואלי שיאפשר להם לעבוד. קיר שאתם הורדתם במעבר ממשרדים למרחב הפתוח כדי לוודא שיתופי פעולה רוחביים, להסיר סממני היררכיה, לקדם מפגשים אקראיים וחשיפה של יכולות ומיומנויות לרוחב הארגון וכדי להאיץ יצירתיות וחדשנות. או במילים אחרות – כדי לייצר תרבות עבודה מותאמת לעידן הזה.
חללי עבודה פתוחים הם לא שולחנות ללא דלתות. והם דורשים הערכות אחרת.
צורת המשרדים הזו נוצרה לראשונה בשנות ה 50 בגרמניה על ידי שני יועצים שהבינו שצריך לעודד בארגון תנועה ותקשורת. עם השנים הם השתנו, זנחו את מבנה מחיצות העבודה האישיות ונפתחו לחללים גדולים ושיתופיים עם שטחים מגוונים לעבודת צוות, שיחות אישיות, פגישות שונות ופינות לא פורמליות, הכל כדי להתאים את עצמם לצרכים השונים של אנשים ועבודה. בבסיס הכסף הגדול שמושקע בעיצוב המרחבים הפתוחים של המשרדים קיים הרצון לעודד שיתוף רעיונות, להאיץ קבלת החלטות, להוסיף ספונטניות למפגשים ובסופו של דבר לשפר גם את חוויית העובד וגם את העבודה.
הבעיה היא שלחללים השיתופיים יש גם מחירים.
גם אם אתם מאלה שיודעים להתרכז, יש במשרדים האלה ריבוי רעשים והסחות דעת שיכולים להשפיע לרעה על יכולת המיקוד והפרודוקטיביות. הם גם מגבילים את הפרטיות שלנו ואת היכולת שלנו לנהל שיחות רגישות או לעבוד עם תכנים שאנחנו לא רוצים שאחרים יראו על המסך כשהם עוברים מאחורינו. ואם אתם מנהלים, ואיבדתם את המשרד הפינתי עם הריהוט שמסמל סטטוס, אתם עשויים בטעות להחליף אותו בחדר ישיבות ולשבת שם כל היום, כל יום. ובכך לפספס לא רק את הניהול המותאם לעולם החדש אלא גם את ההזדמנות לייצר את התרבות הארגונית שלשמה שיניתם את מבנה הישיבה מלכתחילה.
בשביל שזה יקרה, אנחנו צריכים לנצל אותם נכון, ללמוד לעבוד נכון על הציר בין ה"לבד" ל "ביחד".
ממרחבי אוזניות מבטלות רעשים, למרחבי יצירת חדשנות
קודם כל, העובדים שלכם צריכים להיות מחוברים וגאים בחלל כמקום עבודה משמעותי עבורם ולהרגיש שהוא מייצג אותם. במאמר של HBR מ 2018 הרעיון הזה מוגדר כ "זהות המקום" ומראה שיש קשר ישיר בין תקשורת ברורה של המטרה והחזון של המשרדים הפתוחים לבין החיבור של העובדים לחלל. כשמנהלים מתארים איך הסביבה החדשה תעזור לארגון להשיג את המטרות, העובדים מבינים טוב יותר איך להשתמש בה. המחקרים מראים שעובדים שמאמינים שהמרחב תוכנן לייצר יצירתיות אכן מגבירים שיתופי פעולה, פתוחים יותר למפגשים ותקשורת בלתי פורמליים. לעומתם, עובדים שלא קיבלו מסרים ברורים לגבי הסיבות למעבר תופסים אותו כניסיון לחסוך עלויות ומביעים יותר התנגדות וחוסר שביעות רצון.
מרכיב חשוב בחיבור הזה קשור בכלים לניהול הרעשים והסחות הדעת. מכאן גם נובעת תמונת הפתיחה של הטור הזה, עובדים המקימים "קירות" וירטואליים בדמות אזניות מבטלות רעשים המשדרות ש "אני אמנם כאן אבל אני לא פנוי להפרעות". ואכן חשוב מאד לנהל שיח קבוצתי וארגוני ולייצר הסכמות לגבי סוג ואופי השיחות שאפשר לעשות מהשולחן או מהמסדרונות כדי לוודא ששיחת טלפון או זום של אחד לא תפריע לאחר לעבוד.
וכאן אנחנו מגיעים לאחד השינויים הגדולים ביותר בעבודה במשרדים הפתוחים – היכולת לזוז במרחב ולהתאים את החלל לצרכים המשתנים במהלך היום והעבודה. בשולחן עם משרד ודלת אנחנו עושים את רוב העבודה מאותו מקום. אפשר להתבלבל ולעשות את אותו הדבר גם במשרד הפתוח. אבל אם תשבו בכל פעם באותה הפינה תדברו עם אותם האנשים. כל הרעיון של Open Space הוא להעשיר את עצמכם ואת העבודה בכך שתעבדו וגם תתקלו באופן בלתי מתוכנן עם האנשים שאתם לא רואים ביומיום ולא נמצאים אתכם בישיבות או בצוות. זה מחזק את העבודה וזה מחזק גם את הקריירה שכן רק כך תדעו מה עוד קורה ואפשרי, תבנו את הרשת האסטרטגית שלכם ותזהו הזדמנויות.
זה שינוי משמעותי. עכשיו נוסף ליומן הצורך לשאול את עצמכם מאיפה הכי נכון לכם לקיים כל פגישה, שיחה ועבודה ואז לזוז בהתאם בין שולחן, אזור נוחות, תא טלפון או חדר ישיבות. ולהבין שלאנשים שונים יש דרישות ריכוז ופרטיות שונות ולאותו עובד יכולים להיות צרכים שונים במהלך יום העבודה עצמו. כי המטרה של העבודה במשרד בסופו של דבר לעודד את ה "ביחד" מתוך הבנה שלא ניסע שעות על הכביש רק בשביל לשבת עם אזניות מול מסך. אבל כן נגיע למשרד בשביל הערך המתקבל מהמפגש הפיזי עם אנשים אחרים.
התנועה הזו במרחבי המשרד חשובה לא רק לאנשים אלא גם לתרבות הארגונית. השילוב של מרחב ותנועה מעצב עבורכם תרבות ארגונית שקופה, מכילה ושיתופית יותר שמקדמת מעורבות ומחוברות של העובדים. לכן חשוב מאד שלא תגדירו עד רמת העובד מי יושב איפה. להיפך, תנו לאנשים לבחור איפה נוח להם לעבוד בכל רגע נתון. אחד רוצה לשבת עם הגב לחלון ואחר עם הפנים אל הנוף והשלישי בכלל יבחר כורסה בפינה. עכשיו. ואחר-כך, עודדו אותם לא להישאר שם כל יום כל היום אלא ללמוד לשנות מיקום על פי צורך ורצון. אם הם צריכים שקט, במקום להתלונן שיש רעש פשוט תעזרו להם להבין שהם יכולים לעבור לפינה שקטה. ואם חסר להם אויר, שילכו לעבוד במרפסת.
זה נכון לא רק לאנשים אלא גם לקבוצות. אנחנו רוצים לקדם תחושת קהילה ולוודא שיתופי פעולה וזרימת מידע מוגברים. ארגון שרק עכשיו עובר ממשרדים למרחבי עבודה פתוחים יכול ליצור באופן יזום הזדמנויות לאנשים לעבוד יחד על פרויקטים ומשימות כדי שילמדו לקום מהשולחן ולעבוד אחרת במרחב, כולל עבודה מחוץ לקומה בה הצוות עובד. כי גם כאן יש ערך מוגבר דווקא בהזדמנות לצאת מגבולות הצוות התפעולי ולזהות הזדמנויות לשיתופי פעולה חוצי תפקידים.
לראות בעיניים את מה שלא רואים בזום
כל זה נכון אפילו יותר למנהלים שביניכם. קודם כל, כי אתם נותנים דוגמא אישית. מנהלים שמסתגרים במשרד או בחדר ישיבות משדרים שה-Open Space הוא לא מהותי, אלא רק פיזי. אבל אם אתם בעצמכם עובדים וזזים בחלל אתם מחזקים את זהות המקום ואת היכולת של העובדים לאמץ את צורת העבודה החדשה.
אבל זה לא הכל. עבודה בחלל הפתוח מפתחת עבור מנהלים את השרירים הנדרשים לניהול בעידן שבו אנשים לא נמצאים כל הזמן ביחד באותו זמן ומקום.
קודם כל, כמו העובדים, גם המנהלים צריכים ללמוד להפריד בין משימות שדורשות ריכוז, ואולי בכלל לא כדאי לעשות מהמשרד, לבין העבודה שדורשות אינטראקציה ותקשורת עם אחרים. גם אם אין לכם כוונה לעבוד מרחוק, אתם צריכים להכיר את ההפרדה הזו כדי לדעת לנהל עובדים שכן עובדים מרחוק ולו פעם בשבוע. ככל שתבינו מה נכון לעשות במשרד דווקא בגלל היותו חלל פתוח, כך תוכלו לעזור לעובדים לקבל יותר ערך מההגעה למשרד.
אבל יש גורם חשוב אפילו יותר שבגללו אתם צריכים לצאת מהמשרדים אל החלל הפתוח והוא הצורך לראות בעיניים את מה שלא עובר בזום. בשנות הריחוק החברתי למדנו גם להעריך את מה שאנחנו מקבלים פשוט מלהיות במשרד, להתהלך במסדרונות, לשמוע את השיחות, לראות את הדינמיקה. בתקופה הזו יותר מתמיד חשוב למנהלים לייצר קשר אישי בלתי פורמלי וללמוד לנהל צורות שונות של תקשורת עם העובדים ועם הצוות כולו. וזה לא קורה אם אתם סגורים כל היום בחדר ישיבות.
תהליך ההסתגלות הוא תהליך וכמו כל תהליך הוא כולל למידה. לכן כדאי לעצור מידי פעם ולבדוק מה עובד ומה לא ולדייק כלים והתנהלות. וגם לשתף בתובנות, ללמוד אחד מהשני על שימוש נכון ולחגוג הצלחות. בסופו של דבר, אנחנו רוצים לתמוך בעובדים בעבודה במרחב העבודה החדש ולהוביל דרך השינוי הגברת מעורבות, מחוברות, שיתופי פעולה ובסופו של דבר שביעות רצון ופרודוקטיביות. כי הרעיון של עבודה במשרד בעידן הזה היא עצם התנועה והפגישות – מתוכננות ובלתי מתוכננות – עם אנשים. ואם אתם פשוט צריכים לעבוד בשקט ליד שולחן כל היום – חבל על הנסיעה למשרד.
